Rappel : logiciel de caisse sécurisé, les obligations à connaître.

Qui est concerné par l'obligation?

Les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.

En revanche, elle ne s'applique pas aux professionnels :

• non soumis à la TVA relevant de la franchise en base ou exonéré de TVA ;
• dont les clients sont exclusivement des professionnels.

Est-il obligatoire d'acquérir un logiciel ou un système de caisse sécurisé  ?

Le professionnel n'a pas l'obligation de s'équiper pour réaliser ses encaissements. Toutefois, Dès lors qu'il dispose d'un tel dispositif, celui-ci doit satisfaire à des conditions d'inaltérabilité ,de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.

Quels sont les logiciels concernés ?

L'obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse.

Le logiciel multifonctionnel qui encaisse un paiement et génère un enregistrement comptable en mode brouillard, en laissant à l'utilisateur la possibilité d'y apporter des modifications avant intégration définitive dans la comptabilité, est soumis à l'obligation de certification.

Quels sont les justificatifs à produire ?

Le certificat délivré par un organisme accrédité est le seul mode de preuve de la conformité de logiciel au système de caisse.

Depuis le 16 février 2025, est supprimé la possibilité pour les éditeurs de logiciels d'auto-certifier, via une attestation individuelle, que le logiciel ou système de caisse qu’ils éditent respectent les conditions requises.

Compte tenu de l'impossibilité matérielle pour les auditeurs d'un logiciel au système de caisse non certifié d'en obtenir immédiatement la certification, il leur est accordé un délai de mise en conformité :

• Du 16 février 2025 au 31 août 2025 : les assujettis, utilisant un logiciel, au système de caisse non certifié pour en continuer à justifier de sa conformité Par la production de l'attestation individuelle délivrée par l'éditeur ;
• À compter du 1 septembre 2025 et jusqu'au 28 février 2026 : Tout logiciel ou système de cache utilisé par un assujetti devra :

- soit bénéficier d'un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité

- soit avoir fait l'objet d'une demande de certification de la part de son éditeur ;

• À compter du 1 mars 2026 : tout logiciel ou système de caisse soumis à l'obligation de certification devra bénéficier d'un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité.

L'entreprise doit s'assurer qu'elle dispose du certificat correspondant à la version du logiciel utilisé.

Le certificat peut être demandé par l'administration fiscale :

• à l'occasion d'une vérification de comptabilité ;
• lors d'un contrôle inopiné de ces agents, qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.

L'absence de certification est soumise à une amende de 7500€ par logiciel ou système utilisé et non sécurisé. La situation doit être régularisée dans les 60 jours.

Nous recommandons donc très vivement à nos clients de se rapprocher de leur prestataire de caisse.