Suivi du temps de travail des salariés : êtes-vous en conformité ?

Le principe de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs issu de la directive n° 89/391 impose l’obligation aux employeurs de contrôler le temps de travail journalier des salariés.

Même si la loi n'impose pas à l'employeur de décompter individuellement la durée du travail des salariés occupés sous un même horaire collectif, il n'en reste pas moins qu'en pratique, un tel décompte est vivement conseillé.

En effet, le décompte précis des heures de travail permet, notamment :

• De vérifier que les durées maximales du travail sont respectées ;
• De savoir si des heures supplémentaires sont réalisées et le cas échéant si des majorations de salaire sont dues ou des repos compensateurs attribués ;
• D’apporter la preuve, en cas de contestation, du nombre d'heures de travail réellement effectuées ;
• De sanctionner un salarié s'il ne respecte pas les horaires et le temps de travail exigés ;
• De répondre à une demande de l'inspection du travail en cas de contrôle sur la durée du travail.

A défaut, le salarié pourrait éventuellement réclamer un rappel de salaire par exemple.

Quelle forme ?

La loi ne prévoyant pas de conditions de forme particulière pour le décompte de la durée du travail, l’employeur est donc libre de choisir la forme qu'il souhaite, avec comme seule condition imposée par la loi, lorsque le décompte est réalisé par un système d'enregistrement automatique, qu'il soit fiable et infalsifiable.

Il peut s’agir notamment :

• D’un système reposant sur un enregistrement automatique, notamment informatique. A ce titre celui-ci doit être fiable et infalsifiable Attention le dispositif ne doit pas être trop intrusif et doit répondre au principe dit de minimisation des données à caractère personnel du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ;
• D’un système reposant sur un enregistrement manuel lorsque les salariés ne sont pas soumis à un horaire collectif ;
• D’un système auto déclaratif, adapté notamment pour les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée, par exemple les salariés itinérants ou qui disposent d'une grande autonomie dans la gestion de leur emploi du temps.

Attention : Le Code du travail prévoit des exceptions pour certaines professions, comme par exemple pour les ambulanciers, dont la durée hebdomadaire de travail est décomptée au moyen de feuilles de route hebdomadaire individuelle.

Il existe également des dispositions spécifiques pour certaines catégories de salariés, comme les salariés soumis à un forfait annuel en jours, pour lesquels, au moins un entretien annuel doit être réalisé, à l’occasion duquel l’employeur s’assure que la charge de travail du collaborateur n’est pas déséquilibrée.

Quelle durée de conservation ?

Légalement, l'employeur est tenu de conserver les documents établissant la durée du travail, pour les présenter à l'inspection du travail pendant :

• Un an s'agissant des décomptes d'horaires individualisés et des astreintes accomplies chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante ;
• 3 ans pour les documents comptabilisant le nombre de jours de travail pour les conventions de forfait jours.

Toutefois en raison du risque de contentieux portant sur un rappel de salaire, soumis à la prescription triennale, il est plus prudent de conserver ces documents au moins 3 ans.